Der Weg, auf dem Unternehmen und Bewerber zueinander finden, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Jobbörsen im Internet und soziale Netzwerke konkurrieren mit den traditionellen Stellenanzeigen in der Zeitung. Einem Unternehmen, welches nur auf einem Wege Bewerber sucht, entgehen unter Umständen die am besten qualifizierten Kandidaten. Gleichzeitig macht die komplexe Struktur gerade größerer Unternehmen die Verwaltung der einzelnen Bewerber sowie die Abstimmung des Rekrutierungsprozesses sehr schwierig. Um diese Herausforderungen zu erleichtern, gibt es spezielle Bewerbermanagement Software. Bewerbermanagement Software sind computergestützte Lösungen, die den gesamten Rekrutierungsbereich abdecken. Die Funktionsbreite reicht in der Regel von der Stellenbedarfsmeldung durch die entsprechenden Unternehmensbereiche und der Ausschreibung offener Stellen über die Verwaltung der Bewerber bis hin zur Korrespondenz mit potentiellen Kandidaten.

Stellenbedarf und Ausschreibung
Die Arbeit einer Bewerbermanagement Software beginnt, wenn ein Fachbereich im Unternehmen einen Bedarf an neuen Mitarbeitern meldet. Nachdem die Personalabteilung des Unternehmens mit dem jeweiligen Fachbereich die speziellen Anforderungen an die Bewerber abgeklärt hat, setzt sie den Rekrutierungsprozess in Gang, der weitgehend automatisch abläuft. Die Software veröffentlicht die Stellenanzeige auf der Unternehmenswebseite sowie in weiteren Online-Medien, abhängig von der gewünschten Zielgruppe für die Stellenanzeige. Eine Bewerbung ist anschließend direkt online möglich. Aber auch Bewerbungen per Email oder Post können nebst den Online-Bewerbungen in die Software integriert werden.

Bewerberverwaltung und Selektion
Eingehende Bewerbungen werden von der Software nach vorher festgelegten Kriterien automatisch vorsortiert. Kandidaten, von denen die Software annimmt, dass sie für die ausgeschriebene Stelle gut geeignet wären, erhalten einen hohen Platz in der entstehenden Rangfolge. Somit können Sie zeitsparend gleich zu Beginn von der Personalabteilung begutachtet werden. Der Abstimmungsprozess zwischen der Personalabteilung und dem entsprechenden Fachbereich wird von der Software dokumentiert und abgebildet, was dabei hilft, die Effizienz des Vorganges zu steigern. Bewerber, die für die ausgeschriebene Stelle nicht berücksichtigt werden können, aber eventuell für zukünftige Stellenausschreibungen in Frage kommen könnten, werden in einem sogenannten Talentpool gespeichert. Bei weiteren freien Stellen können aussichtsreiche Kandidaten direkt kontaktiert werden, ohne dass der gesamte Rekrutierungsvorgang gestartet werden muss. Bei entsprechender Pflege kann ein Talentpool somit Zeit bei der Suche nach zukünftigen Mitarbeitern sparen.

Korrespondenz
Die Korrespondenz mit den in Frage kommenden Kandidaten läuft komplett über das Bewerbermanagementsystem. Der gesamte E-Mail Verkehr wird von der Software zusammen mit allen weiteren Informationen zu den jeweiligen Bewerbern zentral gespeichert und übersichtlich aufbereitet, so dass alle an der Bewerberauswahl beteiligten Fachbereiche stets darauf Zugriff haben.

Mit Hilfe dieser Funktionen spart eine Bewerbermanagement Software Zeit bei der Suche und Auswahl passender Mitarbeiter. Gleichzeitig werden Ressourcen im Personalwesen eingespart, da viele Prozesse automatisiert und ohne manuelle Betreuung durch einen Mitarbeiter ablaufen.